GDT = Getting things donene

Zeitmanagement: GTD

Hi, heute kommen wir im Rahmen der Vorstellung von Zeitmanagementtechniken zum GTD.

GTD steht für „Getting Things done“. GTD ist mehr als nur eine Zeitmanagement Methode, es ist eigentlich ein ganzes Selbstmanagement System.

Dieses System geht auf den Amerikaner David Allen zurück. Der sich auf  Produktivitätsmethoden und das Coaching von Führungspersonen spezialisiert hat.

Sein gleichnamiges Buch ist in Deutschland unter dem Titel „Wie ich die Dinge geregelt kriege erschienen

Es basiert auf verschiedenen Arbeitsabläufen (Workflows), die in einem System gemanagt, zusammengeführt und nacheinander abgearbeitet werden.

Es ist ein wirklich sehr komplexes System, dass ich hier kurz zusammenzufassen versuche.

GDT kurzgefasst

Im Wesentlichen besteht GTD aus 5 Schritten:

1. Alles Erfassen

Erst ein Mal sammelt man alle anstehenden Aufgaben an möglichst wenigen Orten gesammelt. Du kannst dazu eine klassische To-do-Liste, mit Hilfe von Papier und Stift, erstellen oder irgendeine App in deinem Smartfon benutzen.

Das hat zum Ziel dir ein Gefühl für den Umfang der Anstehenden Aufgaben zu vermitteln.

Gleichzeitig soll es dir dabei helfen, dein Kurzzeitgedächtnis zu entleeren und sich damit positiv auf deine Konzentrationsfähigkeit auswirken.

Schon mal irgendwo gelesen oder gehört, dass viele Erfinder immer einen Notizblock bei sich hatten um dort ihre Einfälle zu notieren. Diese kommen ja zumeist in sehr ungewöhnlichen Augenblicken. Genau so wie die Erinnerung an dringend zu erledigende Dinge mitten in der Kinovorstellung oder bei der Geburtstagsfeier von Tante Erna.

Zugegeben, im dunklen Kino ist es schwer in sein Notizheft zu schreiben und das Einschalten deines Smartfons könnte deinen Sitznachbarn verärgern aber auf dem Geburtstags vom lieben Tantchen könntest du dir etwas Ruhe verschaffen, wenn du dir aufschreibst, was dir an dringendem eingefallen ist. Da kannst DU nämlich mal kurz aufs stille Örtchen.

2.Verarbeiten

Beim Verarbeiten geht es beim GTD darum die zu erledigenden Aufgaben zunächst gedanklich einzusortieren.

Du musst für dich entscheiden, welche Aufgaben du selbst gleich in Angriff nehmen kannst, und was du verschieben, canceln oder delegieren kannst oder musst.

3.Organisieren

Sobald alle zu erledigenden Aufgaben gesammelt sind , sortiert man diese nach Kontext (Zuhause/ Arbeit/ Besorgen usw.) und Kategorien.

Das bedeutet, die vorzunehmenden Handlungen werden auf die einzelnen Handlungsschritte heruntergebrochen.

Nächste Aktionen: Aufgaben, die sofort, als nächstes, erledigt werden können. Diese Aufgaben hältst du auf einer Aktionsliste fest. Grundsätzlich kannst du alle Aufgaben, die nicht mehr als 2 Minuten benötigen, umgehend erledigen. Aufgaben sind Tätigkeiten die aus nur einer Handlung bestehen.

Projekte: Tätigkeiten, die mehr als eine Aktion erfordern. So setzt sich ein Hausputz zusammen aus Aufräumen/ Putzmittel vorbereiten/ Putzen von oben nach unten nah Zonen, was auch immer.

Für jedes Projekt wird immer die „nächste Aktion“ formuliert. Diese vermerkst du am besten in deinem Kalender oder in der Wiedervorlage.

Die Projekte werden in einer Projektliste erfasst.

Wiedervorlage: Auf diese Liste kommen die Tätigkeiten, die an jemand anders delegiert wurden.

Vielleicht/Irgendwann: Hier werden alle Ideen und Einfälle vermerkt. Diese Liste sichtest du wöchentlich und entscheidest, was noch weiter in der Warteschleife bleiben, in ein Projekt umgewandelt oder verworfen werden soll.

Kalender: In den Kalender notierst du dir alle festen Termine, aber auch Erinnerungen der Wiedervorlage oder Vielleicht/Irgendwann.

Referenzmaterial: An einem bestimmten Ort, sammelst du das Begleitmaterial zu den laufenden „Projekten“ oder zu „Vielleicht/ Irgendwann“. Wichtig ist, dass diese Sammlung übersichtlich bleibt und dir die Arbeit damit Spaß macht.

4.Durchsehen/Wochenübersicht

Täglich wirfst du ein Blick in den Kalender und auf die Kontextlisten.

Ein Mal in der Woche planst du extra Zeit für die Pflege des Systems ein. Erstellst einen Rückblick auf die vergangene Woche und eine Übersicht über das was in der kommenden Woche so ansteht.

5.Erledigen

Die Aufgaben werden nach den folgenden Kriterien geordnet:

Kontext

Verfügbare Zeit

Verfügbare Energie

Wichtigkeit

Dann entscheidest du welche Aufgabe du als Erstes erledigst.

 Nach der Vorauswahl wird an der Aufgabe gearbeitet, die die höhere Priorität hat. Ein weiterer Aspekt dieses Schrittes ist es, sich bewusst zu machen, dass es drei Arten von Arbeit gibt: geplante Arbeit, ungeplante Arbeit und das Definieren von Arbeit, welches der GTD-Prozess insbesondere unterstützt. 

Fazit

Wie schon erwähnt ist GTD mehr als eine Methode, es ist ein ganzes System. Das ist schon ein wenig einschüchternd und man muss sich da schon etwas reinfuchsen. Andererseits, es ist alles eine Frage der Routine. Zunächst muss man an die einzelnen Schritte extra denken, sie bewusst ausführen. Später macht man sie dann automatisch. Ein klein wenig wie bei der FlyLady.

A propos FlyLady, nachdem ich fast zwei Monate ausgesetzt habe, muss ich jetzt wieder das System hochfahren.

Was los war? Zunächst ein Hexenschuss, der nicht weggehen wollte und mir eigentlich immer noch im Kreuz sitzt und dann die über drei Wochen „Krankenstation Mama“. Ziemlich ärgerlich aber ärgern hilft nicht viel und ändert nicht die tatsachen.

Bis dann

Jalegara ist einmalig meets Lutia Pimpinella

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